Cuando
se habla de organización y métodos, se hace referencia a un área de la
Organización que se encarga de analizar los problemas estructurales y los
procedimientos de las empresas, todo ello, con el fin de optimizar su infraestructura a fin de que alcance los
objetivos establecidos, es decir, la eficacia. Entonces, al analizar los
objetivos, la estructura, los procedimientos y las herramientas de tecnología
disponibles, surgirá una propuesta que optimice la eficiencia y la eficacia del
sistema jerárquico en informativo de la empresa. Comprendiendo como:
-Eficacia: el grado de alcance de los objetivos
-Eficiencia:
la cantidad de recursos para
el logro de los mismos y a su relación con estos.
Para llevar a
cabo este procedimiento, se han desarrollado técnicas que, por su
especificidad, especialidad y complejidad requieren el aporte de especialistas.
Organización y Métodos nace bajo el criterio de ser eficiente en el uso de los
recursos, a fin de racionalizar gastos en áreas de servicio, orientándose a la
productividad y la Calidad Total.
-Analizar la
estructura.
-Estudiar la
estructura jerárquica.
-Reordenar los
niveles jerárquicos.
-Crear o
suprimir órganos
-Modificar la
estructura de dependencia
-Fijar
la red de interrelación.
-Analizar las
Funciones, lo que comprende:
- Definir primeramente la
estructura jerárquica esté definida.
- Normar los
procedimientos administrativos.
- Asignación de
responsabilidades
-La asignación
de funciones comprende:
- El análisis y
determinación de las funciones.
- La descripción del cargo.
- La descripción de
la red de interrelaciones del cargo.
- La fijación de tareas
para cada función asignada.
- La autoridad y
responsabilidad requerida para la función. Cuáles son sus límites.
- El perfil de
requerimientos personales o técnicos para desempañar la función.
-Detección de
errores respecto a:
- Control interno
- Reiteración de
trámites
- Archivos repetitivos
- Pasos innecesarios
- Superposición de
funciones
Esto conlleva
la determinación de una mejor distribución física de los espacios, amoblamiento
de equipos, ficheros, medios de comunicación, equipos, entre otros. Todo ello,
con el fin de facilitar la circulación de las personas y sus actuaciones. Así
como, el acceso al equipamiento necesario para desarrollar las actividades
incluidas en los procedimientos. En esta actividad se verifica:
- Distribución física de
oficinas.
- Recorrido físico de la
información.
- Circulación de
personas.
- Accesibilidad de
equipos
- Espacios de espera.
Es un conjunto
de técnicas sistemáticas que permiten establecer los tiempos de ejecución de
las tareas administrativas y en base a ello establecer las dotaciones
necesarias para desarrollar las actividades previstas dentro de una
organización. Todo este espectro de actividades estará signado por las
Herramientas Tecnológicas que la Organización estará dispuesta a implementar.
Esto, estará determinado por la Los documentos viajan por la Red.
- Las tareas se
direccionan automáticamente en forma inteligente.
- Las demoras de las
tareas disparan alertas o avisos automáticas.
- Los tiempos
de proceso disminuyen sustancialmente.
- Los procesos se pueden
monitorear en cualquier momento.
Referencias
SENN, James A. (1992)
Análisis y Diseño de Sistemas de Información. Segunda Edición. Editorial
McGrawHill. México.
Guerra J. Director del Boletín Electrónico Management en Salud, Buenos
Aires, Argentina.
Consultor Organizacional y Director de Management en Salud. www.managementensalud.com.ar
. Consultado en Agosto 2014-09-15
