Organización como Función Administrativa

Es parte del proceso administrativo junto con la planificación, dirección, coordinación y control.

En este sentido el termino organización esta referido al acto de organizar, integrar y estructurar los recursos y los órganos componentes de la organización. Así como establecer las relaciones entre órganos  y asignar las atribuciones correspondientes a cada uno.

Luego de establecer los objetivos y desarrollar los planes para que el mismo se cumpla debemos, debemos organizar. Esto consiste en un proceso de seis etapas:

1.       establecimiento de los objetivos organizacionales

2.       formulación de objetivos, políticas y planes derivados

3.       identificación y clasificación de actividades

4.       agrupación de actividades

5.       delegación de autoridad a quienes ejecutan las actividades

6.       enlace horizontal y vertical a través de relaciones de autoridad y sistema de información

ORGANIZACIÓN

La organización formal esta compuesto por los siguientes elementos:

1.       Estructura Organizativa: que es la forma en que están ordenadas las unidades que componen una organización, las relaciones existentes que guardan dichas unidades y los niveles jerárquicos en que están ubicadas. El organigrama es la representación gráfica de la estructura organizativa de una organización. La misma muestra las diferentes unidades que la componen, es decir los órganos, los niveles jerárquicos  y las relaciones formales que existen entre ellas.

La estructura formal se define a menudo como sigue:

1. El patrón de relaciones y obligaciones formales; el organigrama de la organización mas de la descripción o guía de puestos.

2. La forma en la que las diversas actividades o tareas son asignadas a diferentes departamentos y/o personas en la organización (diferenciación).

3. La forma en la que estas tareas o actividades separadas son coordinadas (integración).

4. Las relaciones de poder, de status y jerarquías dentro de la organización (sistema de autoridad).

5. Las políticas, procedimientos y controles formales que guían las actividades
y relaciones de la gente en la organización (sistema administrativo).

2.       Unidades Administrativas que están compuestas por:

·         ÓRGANOS: son unidades administrativas, impersonales, que se crean como consecuencia de la división del trabajo. Tienen  a su cargo el ejercicio de una función o parte de ella, con la que contribuyen al logro de los objetivos en determinado nivel jerárquico.   Reciben el nombre de Dirección, Departamento, Sección, etc.

·         CARGOS: son un conjunto de tareas similares agrupadas bajo el mismo nombre. Unidades de trabajo específicas e impersonales constituidas por un conjunto de tareas que deben realizar quienes  ocupan los cargos, aptitudes que deben tener, responsabilidades que a asumir y condiciones de trabajo que efectuar. Unidades de carácter impersonal

·         PUESTOS: son lugares de trabajo ocupadas por personas que realizan las tareas propias del cargo. Los puestos con que cuenta una organización son un número igual a la cantidad de trabajadores que hay en la misma. 

3.       FUNCIONES son un conjunto de actividades relacionadas entre sí que se asignan a los órganos para contribuir al cumplimiento de los objetivos de la organización

4.       ACTIVIDADES  son el conjunto de tareas que contribuye al cumplimiento de determinada función. Los criterios existentes para la asignación de tareas son:

·         Por Semejanza u Homogeneidad, se determina por la relación o asociación  entre las actividades a asignar y las desarrolladas en alguna unidad existente.

·         Por Máximo Uso, establece que una actividad podrá asignarse a aquella unidad que haga el máximo uso de ella.

·         Por Oposición de Intereses, una actividad que se crea para controlar otra actividad no se puede asignar a la misma unidad.

·         De acuerdo a las Necesidades de Coordinación, cuando dos actividades deben estar en permanente coordinación, aunque las mismas no sean homogéneas podrían ser asignadas a una misma unidad.

5.       TAREAS: son el conjunto de operaciones que ejecuta un individuo constituyendo un puesto de trabajo.

6.       NIVELES JERÁRQUICOS es el lugar que ocupan, dentro de la estructura organizativa, los órganos que cuentan un grado similar de autoridad y responsabilidad en relación a los objetivos de la organización institucional, independientemente de la función que  realicen dichos órganos.

7.       RELACIONES FORMALES: son aquellas a través de las cuales los órganos interactúan. Las relaciones pueden ser de subordinación, de apoyo, de asesoría, de coordinación, de mando especializado.

8.    PROCEDIMIENTOS: es el conjunto de operaciones secuencialmente vinculadas entre si y su método de ejecución.

9.       MÉTODO Formas de realizar las tareas, los procesos y los Procedimientos.

10.   OPERACIONES: son los elementos mínimos del proceso de ejecución. Son cada uno de los pasos o acciones-físicas o mentales- que es necesario ejecutar para aplicar un procedimiento.

11.   SISTEMAS ADMINISTRATIVOS: son un conjunto ordenado de procedimientos relacionados entre sí que sirven de base para el cumplimiento de una actividad acompañados con frecuencia de políticas.