EL PROCESO DE ADMINISTRACION POR OBJETIVO

Es un proceso que se inicia en la alta gerencia, pero también pueden iniciarse en los demás niveles de la organización, por ejemplo, en la división de mercadotecnia o producción. Pero el progreso y difusión de los objetivos debe ser coherentes.  Primero se desarrollan los preliminares o globales y posteriormente los que desarrollarán los subordinados. Le siguen las metas que deben ser coherentes con los objetivos globales.

Objetivos: Es plantear el propósito que se alcanzará.

Objetivos cuantitativos y cualitativos

Los objetivos deben ser en lo posible verificables, se debería medir su resultado.

Los objetivos cuantitativos no presentan mayor dificultad al establecer el sistema de medición, ya que se verifican cantidades, números, entre otros. Pero los objetivos cualitativos son de difícil medición ya que median cualidades de una meta.

EJEMPLOS DE OBJETIVOS NO VERIFICABLES Y VERIFICABLES

Objetivos No Verificables Lograr utilidades razonables Mejorar la comunicación la productividad del Departamento de producción Desarrollar mejores gerentes Implantar un sistema De computación

Objetivos Verificables 1. Lograr un rendimiento sobre la inversión del 12% al finalizar el presente año fiscal 2. Publicar un boletín mensual de noticias, de dos paginas, a partir del 1 de julio 2014, que no requiera mas de 40 horas de trabajo como tiempo de preparación 3. aumentar la producción en un 5% para el 31 de diciembre de 2014, sin costo adicionales y conservando el nivel actual de calidad 4. Diseñar y dirigir un programa interno sobre los aspectos fundamentales de la administración, que deberá estar terminado para el 1 de octubre de 2014 y que no requerirá mas horas de 2000 horas de trabajo de los asesores de desarrollo administrativo y que por lo menos el 90% de los 10 gerentes aprueban el examen especifico 5. Instalar un sistema de control computarizado en el departamento de producción para el 31 de diciembre de 2014, que no requiera mas de 500 horas de trabajo de análisis de sistema y operación con no mas del 10% de paro durante los primeros tres meses y el “% después.

FIJACIÓN DE OBJETIVOS

La “Administración por objetivos es un modelo de Administración a través del cual todas las gerencias de una organización establecen metas para sus administraciones, al inicio de cada periodo o ejercicio fiscal de preferencia coincidiendo con el ejercicio fiscal de la Empresa, en consonancia de las metas con las metas generales de la organización, fijadas por los accionistas, a través de la dirección”.   Un “objetivo es un enunciado escrito sobre resultados a ser alcanzados en un periodo determinado.  Un objetivo debe ser cuantificado, difícil, relevante y compatible.   Objetivo es una declaración escrita, un enunciado, una frase; es un conjunto de números. La casi totalidad de los objetivos es cuantificada.  Son números que orientan el desempeño de los gerentes hacia un resultado medible, difícil, importante y compatible con los demás resultados”.  

En la fijación de los objetivos, se deben considerar los siguientes aspectos:

-La expresión “objetivo de la Empresa” es quizá inadecuada.  La empresa es algo inanimado, y en consecuencia, no tiene objetivos, metas o planes.  Los objetivos de una Empresa representan en verdad los propósitos de los individuos que en ella ejercen el poder de liderazgo.

-Los objetivos son fundamentalmente necesidades a satisfacer.   Los objetivos de la Empresa pueden representar exclusivamente las necesidades vistas por el líder, o pueden tener bases más amplias representando los intereses de los  accionistas, del equipo administrativo, de los empleados, de los clientes, o del público en general.

-Los subordinados y demás funcionarios tienen una serie muy grande de necesidades personales.  Estas necesidades, a su vez se traducen en objetivos personales, que pueden ser declarados u ocultos.

-Los objetivos y las metas personales no son siempre idénticas a los objetivos y las metas de la empresa.   Aunque no deben estar en conflicto: el desafío de la gerencia moderna es conseguir hacerlos compatibles.

 Estas consideraciones deben ser siempre recordadas para hacer seguimiento al análisis de los objetivos.   La importancia de los objetivos puede ser evaluada por los siguientes aspectos:

 -Los objetivos proporcionan a la organización una guía precisa en el sentido de una finalidad común

-Inducen al trabajo en equipo y pueden ser utilizados para eliminar las tendencias egocéntricas de los grupos existentes en la organización.

-Sirven de base segura para verificar el valor de las metas y de los planes y ayudan para evitar errores debidos a la omisión

-Hacen mayores las posibilidades de provisión del futuro.   Una organización debe diferir su destino en el lugar de someterse a las fatalidades o el azar.

-Muchas veces los recursos son escasos o mal distribuidos.   Los objetivos ayudan a orientar y para prever su distribución con criterio.

PRINCIPALES, ESTRUCTURALES Y DE COMPORTAMIENTO

 La Administración por objetivos implica una técnica sistemática de gerencia.  Se hace mucho énfasis en la planeación y control. La Administración por Objetivos,  presenta las siguientes características principales, estructurales y de comportamiento en este sistema de fijación de objetivos.

 Características Principales:

1- Establecimiento conjunto de objetivos entre el ejecutivo y su superior, a fin de lograr mayor participación del personal.

2- Establecimiento de objetivos para cada departamento o posición, logrando la descentralización de decisiones.

3- Interrelación de los objetivos departamentales, permitiendo buenas relaciones entre el grupo de trabajo.

Las características estructurales son:

1- Los ejecutivos fijan propósitos a largo y corto plazo.  Los de largo plazo son en general establecidos por los dirigentes de la alta administración.

2- Los objetivos y metas son expresadas como resultados finales y no como tareas o actividades.

3- Los objetivos y metas deben ser coherentes, como también coordinados con los sucesivos niveles y áreas de organización.

Las características de comportamiento son:

1-Se da énfasis en el compromiso propio de los subordinados en relación con las metas, esto es, los subordinados preparan sus propias metas y pasan a ser responsables por ellas.

2-Los desvíos de resultados con relación a las metas provocan auto corrección en el desempeño, y si es necesario, orientación específica del superior.

En común:

Elaboración de planes tácticos (de cada dpto.) y planes operacionales (toda la organización) con énfasis en la medida y control de los mismos.

Autocontrol y auto evaluación de las tareas asignadas, por parte de cada subordinado y supervisor.

Normas para la fijación de objetivos

Esto no es una tarea fácil, requiere un asesoramiento inteligente por parte del superior y una practica intensiva por parte del subordinado, por lo tanto deben trabajar en forma conjunta.

La lista de objetivos no debe ser muy larga pero debe contener las principales características del trabajo que se realiza, ya que estos deben ser verificables.

LISTA DE VERIFICACIÓN DE OBJETIVOS

¿Cubren los objetivos las principales características de mi trabajo?

¿Es demasiado larga la lista de objetivos si es así,  puedo combinar algunos?

¿Son verificables los objetivos, si sabré al final del periodo si se han alcanzado o no?

Los objetivos también significan Calidad (que tan bien) d- Costo (a que costo)

¿Representa los objetivos un reto razonable?

¿Se han asignado prioridades a los objetivos (rango, valor estadístico)?

El conjunto de objetivo incluye también: a- Objetivos de mejoramiento Objetivos de desarrollo personal

¿Están coordinados los objetivos con los gerentes y unidades organizaciones, son congruente con los objetivos de mi superior, mi d3epartamento, la compañía?

¿Les he comunicado los objetivos a todos los que deben estar informado?

¿Son congruente los objetivos corto plazo con los propósitos a largo plazo?

¿Están claramente identificadas las suposiciones sobre las que basan los objetivos?

¿Están expresados los objetivos con claridad y por escrito?

¿Proporcionan los objetivos retroalimentación oportuna para que yo pueda tomar las acciones correctas necesarias?

¿Son suficientes mis recursos y autoridad para alcanzar los objetivos?

¿Les ha dado a las personas que se espera alcancen los objetivos la oportunidad de seguir sus objetivos?

¿Tienen mis subordinados control sobre aspectos para los que se les ha asignado responsabilidad?