Es parte del proceso
administrativo junto con la planificación, dirección, coordinación y control.
En este sentido el termino
organización esta referido al acto de organizar, integrar y estructurar los
recursos y los órganos componentes de la organización. Así como establecer las
relaciones entre órganos y asignar las
atribuciones correspondientes a cada uno.
Luego de establecer los objetivos
y desarrollar los planes para que el mismo se cumpla debemos, debemos
organizar. Esto consiste en un proceso de seis etapas:
1.
establecimiento de los objetivos
organizacionales
2.
formulación de objetivos, políticas y
planes derivados
3.
identificación y clasificación de
actividades
4.
agrupación de actividades
5.
delegación de autoridad a quienes
ejecutan las actividades
6.
enlace
horizontal y vertical a través de relaciones de autoridad y sistema de
información
ORGANIZACIÓN
La organización formal
esta compuesto por los siguientes elementos:
1.
Estructura Organizativa: que es la forma en que están ordenadas las unidades
que componen una organización, las relaciones existentes que guardan dichas
unidades y los niveles jerárquicos en que están ubicadas. El organigrama es la
representación gráfica de la estructura organizativa de una organización. La
misma muestra las diferentes unidades que la componen, es decir los órganos,
los niveles jerárquicos y las relaciones
formales que existen entre ellas.
La estructura formal
se define a menudo como sigue:
1. El patrón de
relaciones y obligaciones formales; el organigrama de la organización mas de la
descripción o guía de puestos.
2. La forma en la que
las diversas actividades o tareas son asignadas a diferentes departamentos y/o
personas en la organización (diferenciación).
3. La forma en la que
estas tareas o actividades separadas son coordinadas (integración).
4. Las relaciones de
poder, de status y jerarquías dentro de la organización (sistema de autoridad).
5. Las políticas,
procedimientos y controles formales que guían las actividades
y relaciones de la gente en la organización (sistema administrativo).
y relaciones de la gente en la organización (sistema administrativo).
2.
Unidades Administrativas que están
compuestas por:
· ÓRGANOS: son unidades administrativas, impersonales, que se crean como
consecuencia de la división del trabajo. Tienen
a su cargo el ejercicio de una función o parte de ella, con la que
contribuyen al logro de los objetivos en determinado nivel jerárquico. Reciben el nombre de Dirección,
Departamento, Sección, etc.
·
CARGOS: son un conjunto de
tareas similares agrupadas bajo el mismo nombre. Unidades de trabajo
específicas e impersonales constituidas por un conjunto de tareas que deben
realizar quienes ocupan los cargos,
aptitudes que deben tener, responsabilidades que a asumir y condiciones de
trabajo que efectuar. Unidades de carácter impersonal
·
PUESTOS: son lugares de trabajo ocupadas por personas que realizan las tareas
propias del cargo. Los puestos con que cuenta una organización son un número
igual a la cantidad de trabajadores que hay en la misma.
3.
FUNCIONES son un conjunto de actividades relacionadas entre sí que se asignan a
los órganos para contribuir al cumplimiento de los objetivos de la organización
4.
ACTIVIDADES son el conjunto de tareas que
contribuye al cumplimiento de determinada función. Los criterios existentes
para la asignación de tareas son:
·
Por Semejanza u Homogeneidad, se determina por la relación o asociación entre las actividades a asignar y las
desarrolladas en alguna unidad existente.
·
Por Máximo Uso, establece que una actividad podrá asignarse a
aquella unidad que haga el máximo uso de ella.
·
Por Oposición de Intereses, una actividad que se crea para controlar otra
actividad no se puede asignar a la misma unidad.
·
De acuerdo a las Necesidades de Coordinación, cuando dos actividades deben estar en permanente
coordinación, aunque las mismas no sean homogéneas podrían ser asignadas a una
misma unidad.
5.
TAREAS: son el conjunto de
operaciones que ejecuta un individuo
constituyendo un puesto de trabajo.
6.
NIVELES JERÁRQUICOS es el lugar que ocupan, dentro de la estructura
organizativa, los órganos que cuentan un grado similar de autoridad y
responsabilidad en relación a los objetivos de la organización institucional,
independientemente de la función que
realicen dichos órganos.
7.
RELACIONES FORMALES: son aquellas a través de las cuales los órganos
interactúan. Las relaciones pueden ser de subordinación, de apoyo, de asesoría,
de coordinación, de mando especializado.
8. PROCEDIMIENTOS: es el conjunto de operaciones secuencialmente vinculadas entre si y su
método de ejecución.
9.
MÉTODO Formas de realizar las
tareas, los procesos y los Procedimientos.
10.
OPERACIONES: son los elementos mínimos del proceso de ejecución. Son cada uno de los
pasos o acciones-físicas o mentales- que es necesario ejecutar para aplicar un
procedimiento.
11.
SISTEMAS ADMINISTRATIVOS: son un conjunto ordenado de procedimientos relacionados entre sí que sirven de base para el cumplimiento de
una actividad acompañados con frecuencia de políticas.
