Organización como Función Administrativa

Es parte del proceso administrativo junto con la planificación, dirección, coordinación y control.

En este sentido el termino organización esta referido al acto de organizar, integrar y estructurar los recursos y los órganos componentes de la organización. Así como establecer las relaciones entre órganos  y asignar las atribuciones correspondientes a cada uno.

Luego de establecer los objetivos y desarrollar los planes para que el mismo se cumpla debemos, debemos organizar. Esto consiste en un proceso de seis etapas:

1.       establecimiento de los objetivos organizacionales

2.       formulación de objetivos, políticas y planes derivados

3.       identificación y clasificación de actividades

4.       agrupación de actividades

5.       delegación de autoridad a quienes ejecutan las actividades

6.       enlace horizontal y vertical a través de relaciones de autoridad y sistema de información

ORGANIZACIÓN

La organización formal esta compuesto por los siguientes elementos:

1.       Estructura Organizativa: que es la forma en que están ordenadas las unidades que componen una organización, las relaciones existentes que guardan dichas unidades y los niveles jerárquicos en que están ubicadas. El organigrama es la representación gráfica de la estructura organizativa de una organización. La misma muestra las diferentes unidades que la componen, es decir los órganos, los niveles jerárquicos  y las relaciones formales que existen entre ellas.

La estructura formal se define a menudo como sigue:

1. El patrón de relaciones y obligaciones formales; el organigrama de la organización mas de la descripción o guía de puestos.

2. La forma en la que las diversas actividades o tareas son asignadas a diferentes departamentos y/o personas en la organización (diferenciación).

3. La forma en la que estas tareas o actividades separadas son coordinadas (integración).

4. Las relaciones de poder, de status y jerarquías dentro de la organización (sistema de autoridad).

5. Las políticas, procedimientos y controles formales que guían las actividades
y relaciones de la gente en la organización (sistema administrativo).

2.       Unidades Administrativas que están compuestas por:

·         ÓRGANOS: son unidades administrativas, impersonales, que se crean como consecuencia de la división del trabajo. Tienen  a su cargo el ejercicio de una función o parte de ella, con la que contribuyen al logro de los objetivos en determinado nivel jerárquico.   Reciben el nombre de Dirección, Departamento, Sección, etc.

·         CARGOS: son un conjunto de tareas similares agrupadas bajo el mismo nombre. Unidades de trabajo específicas e impersonales constituidas por un conjunto de tareas que deben realizar quienes  ocupan los cargos, aptitudes que deben tener, responsabilidades que a asumir y condiciones de trabajo que efectuar. Unidades de carácter impersonal

·         PUESTOS: son lugares de trabajo ocupadas por personas que realizan las tareas propias del cargo. Los puestos con que cuenta una organización son un número igual a la cantidad de trabajadores que hay en la misma. 

3.       FUNCIONES son un conjunto de actividades relacionadas entre sí que se asignan a los órganos para contribuir al cumplimiento de los objetivos de la organización

4.       ACTIVIDADES  son el conjunto de tareas que contribuye al cumplimiento de determinada función. Los criterios existentes para la asignación de tareas son:

·         Por Semejanza u Homogeneidad, se determina por la relación o asociación  entre las actividades a asignar y las desarrolladas en alguna unidad existente.

·         Por Máximo Uso, establece que una actividad podrá asignarse a aquella unidad que haga el máximo uso de ella.

·         Por Oposición de Intereses, una actividad que se crea para controlar otra actividad no se puede asignar a la misma unidad.

·         De acuerdo a las Necesidades de Coordinación, cuando dos actividades deben estar en permanente coordinación, aunque las mismas no sean homogéneas podrían ser asignadas a una misma unidad.

5.       TAREAS: son el conjunto de operaciones que ejecuta un individuo constituyendo un puesto de trabajo.

6.       NIVELES JERÁRQUICOS es el lugar que ocupan, dentro de la estructura organizativa, los órganos que cuentan un grado similar de autoridad y responsabilidad en relación a los objetivos de la organización institucional, independientemente de la función que  realicen dichos órganos.

7.       RELACIONES FORMALES: son aquellas a través de las cuales los órganos interactúan. Las relaciones pueden ser de subordinación, de apoyo, de asesoría, de coordinación, de mando especializado.

8.    PROCEDIMIENTOS: es el conjunto de operaciones secuencialmente vinculadas entre si y su método de ejecución.

9.       MÉTODO Formas de realizar las tareas, los procesos y los Procedimientos.

10.   OPERACIONES: son los elementos mínimos del proceso de ejecución. Son cada uno de los pasos o acciones-físicas o mentales- que es necesario ejecutar para aplicar un procedimiento.

11.   SISTEMAS ADMINISTRATIVOS: son un conjunto ordenado de procedimientos relacionados entre sí que sirven de base para el cumplimiento de una actividad acompañados con frecuencia de políticas.

DEPARTAMENTALIZACIÓN

     Cuando se habla de estructura organizacional, puede entenderse como un sistema compuesto por subsistemas que se establecen par que las personas puedan desempeñarse bajo el criterio de un análisis previo y estudio de cada uno de los perfiles de los cargos que conforman dichas unidades. 

Estructura Mecanicista y Orgánica

Estructura Mecanicista: es de gran complejidad, las relaciones generales son muy formales y se basan en el centralismo para la toma de decisiones. Lo cual, limita o impide la creatividad e innovación. Típica de la empresa gubernamental.

Estructura Orgánica: Las relaciones son tanto verticales como horizontales, las funciones adaptables, poco formalismo, la toma de decisiones es descentralizada. Presente en la empresa privada.

Componentes de la estructura organizacional

Complejidad: Entre más división del trabajo, mas niveles  verticales en la estructura, lo que la hace más complicada.

Formalización: Es el grado en que la organización descansa en la regla y procedimientos para el control del trabajo de cada empleado.

Centralismo: Es definir el nivel en el cual se toman las decisiones en la organización.

La Departamentalización

      Por otra parte, la división del trabajo es la base que fundamenta la necesidad de existir de la departamentalización, a medida que la organización crece, las unidades de trabajo deben diferenciarse y especializarse.

Tipos de Departamentalización

1.       Por su función

2.       Por producto

3.       Geográfica

4.       Por clientes

5.       Por procesos o equipos

6.       Por proyectos.

1)       Por su función: consiste en agrupar actividades y personas que tiene relación lógica con la actividad que lo encabeza. Permite agrupar a los especialistas bajo un solo mando. Es apropiado para empresas con poca línea de productos. Tiene sus limitantes, no es apropiada para un entorno tecnológico cambiante, reduce la cooperación horizontal o interdepartamental.

2)       Por producto: corresponde a las empresas de manufactura o ventas de diversas líneas de productos. Fija la responsabilidad de los departamentos según el comportamiento de las ventas del producto que represente y evalúa dicho departamento según la continuidad, cambio o éxito del producto. No se aplica a empresas con una sola línea de productos, tampoco a aquellas con diversos productos, ya que no justificaría el encarecimiento de los costos.

3)       Geografía: son aquellas empresas que operan por sucursales en una misma ciudad, en un mismo país o en diferentes países del mundo.  Ejm: Bancos. Ventajas: Se adaptan a las condiciones locales y regionales. Desventajas: Disminuye la coordinación de los trabajos encomendados y la especialización.

4)       Por Clientes: es una unidad que se encarga de satisfacer las necesidades de diferentes tipos de clientes. Ventajas: Motiva a los empleados para que se enfoquen en satisfacer al cliente, la responsabilidad es fijada por el cliente. Desventaja: las demás tareas pasar a ser secundarias.

5)       Por procesos: se da a nivel de las fábricas, ya que, se divide en tiempo y movimientos, hombre y máquina. Ventajas: mejora la distribución física y asignación racional de los productos. Desventaja: carencia de flexibilidad y adaptación.

6)       Por Proyectos: agrupación de las actividades en función de la iniciación, conclusión y avances. Ventajas: fácil medición del tiempo y producción de avance. Desventajas: Contratación y liquidación de personal como de proveedores cada fin de proyecto.

Los aspectos técnicos y comportamentales del cambio organizacional.

Cuando  se habla de organización y métodos, se hace referencia a un área de la Organización que se encarga de analizar los problemas estructurales y los procedimientos de las empresas, todo ello, con el fin de optimizar  su infraestructura a fin de que alcance los objetivos establecidos, es decir, la eficacia. Entonces, al analizar los objetivos, la estructura, los procedimientos y las herramientas de tecnología disponibles, surgirá una propuesta que optimice la eficiencia y la eficacia del sistema jerárquico en informativo de la empresa. Comprendiendo como:

-Eficacia: el grado de alcance de los objetivos

-Eficiencia: la cantidad de recursos para el logro de los mismos y a su relación con estos.

Para llevar a cabo este procedimiento, se han desarrollado técnicas que, por su especificidad, especialidad y complejidad requieren el aporte de especialistas. Organización y Métodos nace bajo el criterio de ser eficiente en el uso de los recursos, a fin de racionalizar gastos en áreas de servicio, orientándose a la productividad y la Calidad Total.

Las Actividades de Organización y Métodos.

Aspectos Estructurales de la Organización.

-Analizar la  estructura.

-Estudiar la estructura jerárquica.

-Reordenar los niveles jerárquicos.

-Crear o suprimir órganos

-Modificar la estructura de dependencia

-Fijar la red de interrelación.

-Analizar las Funciones, lo que comprende:

1. Definir primeramente la estructura jerárquica esté definida.
2. Normar los procedimientos administrativos.
3. Asignación de responsabilidades

-La asignación de funciones comprende:

1. El análisis y determinación de las funciones.
2. La descripción del cargo.
3. La descripción de la red de interrelaciones del cargo.
4. La fijación de tareas para cada función asignada.
5. La autoridad y responsabilidad requerida para la función. Cuáles son sus límites.
6. El perfil de requerimientos personales o técnicos para desempañar la función.

-Análisis de los procedimientos

-Detección de  errores respecto a:

1. Control interno
2. Reiteración de trámites
3. Archivos repetitivos
4. Pasos innecesarios
5. Superposición de funciones

-Ordenamiento y Distribución de Oficinas

Esto conlleva la determinación de una mejor distribución física de los espacios, amoblamiento de equipos, ficheros, medios de comunicación, equipos, entre otros. Todo ello, con el fin de facilitar la circulación de las personas y sus actuaciones. Así como, el acceso al equipamiento necesario para desarrollar las actividades incluidas en los procedimientos. En esta actividad se verifica:

1. Distribución física de oficinas.
2. Recorrido físico de la información.
3. Circulación de personas.
4. Accesibilidad de equipos
5. Espacios de espera.

• Medición del trabajo administrativo 

Es un conjunto de técnicas sistemáticas que permiten establecer los tiempos de ejecución de las tareas administrativas y en base a ello establecer las dotaciones necesarias para desarrollar las actividades previstas dentro de una organización. Todo este espectro de actividades estará signado por las Herramientas Tecnológicas que la Organización estará dispuesta a implementar. Esto, estará determinado por la Los documentos viajan por la Red.

1. Las tareas se direccionan automáticamente en forma inteligente.
2. Las demoras de las tareas disparan alertas o avisos automáticas.
3. Los tiempos de proceso disminuyen sustancialmente.
4. Los procesos se pueden monitorear en cualquier momento.

Referencias

SENN, James A. (1992) Análisis y Diseño de Sistemas de Información. Segunda Edición. Editorial McGrawHill. México.

Guerra  J. Director del Boletín Electrónico Management en Salud, Buenos Aires, Argentina.

Consultor Organizacional y Director de Management en Salud. www.managementensalud.com.ar . Consultado en Agosto 2014-09-15

El Analista de Sistemas en la Organización y Métodos.

En las empresas existen dos lineamientos fundamentales que marcan el camino hacia el éxito o hacia el fracaso. Ellos son su Organización y los Procedimientos Administrativos que determinan su ordenamiento interno para el logro de una operatividad eficiente.

La definición de analista de sistemas de Senn (1992), agrega: “…Los analistas hacen mucho más que resolver problemas. Con frecuencia se solicita su ayuda para planificar la expansión de la organización…"(p. 12). Lo que indica que, el papel de los analistas va más allá de resolver un problema, también cumplen el papel de asesores, ya sea en sistemas manuales o informatizados, o cualquier otro sistema donde la empresa tenga que invertir en información, brinda un abanico de posibilidades para el rediseño organizacional. Por lo tanto, a continuación se ofrecen una serie de características que buscan definirlo y seguidamente su desempeño y responsabilidades.

Características y Habilidades que debe poseer el Analista de Organización y Métodos.

_        Poseer conocimientos  especializados sobre procedimientos, métodos, técnicas e instrumentos administrativos.

_        Tener capacidad de análisis y síntesis en proporciones superiores a las que normalmente se exige como media de los administradores.

_        Ser creativo, hábil y autoconfiable.

_        Demostrar  habilidades para el desarrollo de las relaciones humanas.

_        Saber oír, observar, argumentar e influir en terceros.

_        Habilidad para orientar el trabajo de manera racional, en secuencia lógica, consecuente, de modo de ordenar toda su actividad, para obtener resultados positivos.

_        Ser perceptivo, de modo que pueda seleccionar los datos necesarios y útiles.

_        Capacidad de ser buen oyente, saber oír, más que interrogar. Seguir la respuesta del entrevistado, sin interrumpirlo.

_        Creador e innovador, para visualizar las soluciones a medida que estudia los problemas y analiza los datos. De ese modo puede crear condiciones de funcionamiento apropiadas e innovadoras para las unidades de la empresa.

_        Poseer un espíritu conciliador, tacto, comprensión y paciencia para ganar la aprobación de su trabajo y la colaboración en la implementación de sistemas y procedimientos.

Lineamientos que encuadran su actividad:

1. Actúa como asesor
2. Aconseja, asiste, sugiere, nunca critica ni imparte órdenes.
3. Debe comprender que toda persona es reacia a los cambios.
4. Para solucionar los problemas siempre debe efectuarse un estudio previo.
5. Debe darles participación a las personas entrevistadas, aceptando sugerencias.
6. Busca siempre que el beneficio supere al costo.
7. Reconoce y explica las limitaciones de los sistemas.

Condiciones personales del Analista de Organizaci6n y Métodos:

1. Predisposición constructiva para el Cambio: Capacidad para transformar.
2. Originalidad y Creatividad: Presentar soluciones originales
3. Mente abierta, no dogmática: Receptivo a ideas útiles. Facultad para juzgar.
4. Elevado nivel de inteligencia: Rapidez para solucionar situaciones teóricas y prácticas.
5. Perseverancia y tenacidad: Capacidad para sobreponerse a inconvenientes y frustraciones.
6. Capacidad analítica: Implica,  observación e identificación de los hechos; verificación de su validez, desintegración en sus partes, habilidad para relacionar la información con otras logradas anteriormente
7. Aptitud hacia las relaciones humanas: Tacto, habilidad, sensibilidad.
8. Habilidad para persuadir con estrategia y diplomáticamente: Saber "vender" sus productos y lograr compradores para su "mercancía"
9. Cumplir inexorablemente con los plazos previstos.
10. Facilidad para trabajar en equipo.

-Responsabilidades

1. Efectuar relevamientos dentro de la organización a fin de obtener la información buscada a través de entrevistas, cuestionarios, estudio de documentación, entre otros.
2. Obtener antecedentes documentales de la situación existente.
3. Buscar y hallar soluciones lógicas a los problemas de Organización y procedimientos que puedan existir en la empresa en estudio
4. Efectuar el análisis de la documentación sostén de la situación analizada.
5. Confeccionar cursogramas de los circuitos usuales y proponer mejoras.
6. Analizar y diagnosticar de la situación existente y confeccionar propuesta.
7. Capacitar y colaborar con los usuarios en la implementación del sistema.

Referencias

SENN, James A. (1992) Análisis y Diseño de Sistemas de Información. Segunda Edición. Editorial McGrawHill. México.

LA CALIDAD TOTAL: Características del Proceso

Es también conocido como la Gestión de Calidad Total (abreviada TQM, del inglés Total Quality Management) es una estrategia de gestión orientada a crear conciencia de calidad en todos los procesos organizacionales. La TQM ha sido ampliamente utilizada en manufactura, educación, gobierno e industrias de servicio. Se le denomina «total» porque en ella queda concernida la organización de la empresa globalmente considerada y las personas que trabajan en ella.  El profesor Japones Kaoru Ishikawa, un autor reconocido de la gestión de la calidad, proporcionó la siguiente definición respecto a la Calidad Total: "Filosofía, cultura, estrategia o estilo de gerencia de una empresa según la cual todas las personas en la  misma, estudian, practican, participan y fomentan la mejora continua de la calidad". La calidad total puede entenderse como la satisfacción global aplicada a la actividad empresarial. Según W. Edwards Deming (1900 – 1993) La calidad consiste en producir bienes o servicios que tengan aptitud para el uso. 

La calidad total tiene las siguientes características:

- Un control de los errores que se van cometiendo para edificar un sistema que los evite antes de que sucedan.

- Consiste en el apoyo total de la dirección de la empresa hacia una dinámica de mejora en la calidad y productividad.

- Se trata de medir la calidad con instrumentos o métodos adecuados y conseguir que cada una de las personas de la empresa se sienta comprometida personalmente en una nueva forma de trabajar hacia la fiabilidad.

- Asegurar en cada fase del proceso productivo que las acciones llevadas a cabo y las características incorporadas en el producto van a contribuir a un resultado final que esté conforme con las necesidades del cliente.

- Establecer un lenguaje y unas comunicaciones tales entre personas y empresas que permita transmitir los conceptos sin que existan malentendidos.

- Optimización continua del proceso de forma que se vaya reduciendo la variabilidad de los parámetros que intervienen.

- Tolerancia cada vez inferior en cuanto a las variaciones del nivel de calidad final de la imagen de los productos.

- Un seguimiento estadístico de los resultados obtenidos, a ser posible por Departamento, para valorar el éxito del progreso.

- Cumplir con los plazos de entrega convenidos con el cliente.

- Disponer de una atmósfera de cordialidad y trato satisfactorio con proveedores y clientes.

- Conseguir una mejora creciente de los resultados económicos.

- Aumentar la propia capacidad de producción reduciendo progresivamente las ineficacias en los tiempos muertos.

- Aumentar la satisfacción personal de los empleados de la empresa.

- Crear una actitud para dar preferencia a la calidad por encima de la productividad.

- Detener los errores antes de que sucedan.

- Es un programa global de la empresa en el que cada persona y departamento asume que es cliente y proveedor.

- Progreso continuo hacia la obtención de cero defectos en los impresos, cero retrasos en las entregas, cero defectos en las oficinas, cero averías en las máquinas y cero stocks en los almacenes.

ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS

La administración es una ciencia que evoluciona y cada vez se hace más compleja, por lo tanto las empresas buscan los medios para sistematizar, controlar y dar mayor eficiencia a sus procesos. Las empresas acuden a la Organización y Métodos para dar eficiencia y simplicidad al mecanismo administrativo, este término se integra a la labor gerencial de la racionalización. Al consultarla, se busca proveer asesoramiento sobre como:

• Dividir las actividades
• Agrupar las tareas
• Disponer procedimientos
• Lograr la economía de esfuerzo en los trabajos administrativos mecánicos (efectividad)
• Alcanzar los resultados con el máximo de eficacia.

La finalidad de una unidad de Organización y Métodos es asegurar el máximo de eficiencia en el financiamiento de la máquina administrativa, y mediante la aplicación adecuada de métodos científicos de organización; conseguir economías en el costo de la producción y en la utilización de mano de obra, pero como regla general a Organización y Métodos no se le concede autoridad sobre otras unidades en administración.

Ventajas:

• Asegurar la conducción eficiente de la organización, creando los instrumentos apropiados o métodos para llevar a cabo cada función.
• Estudiar los problemas administrativos, reunir información a través de analistas.
• Desarrollar facultades críticas, es decir, pensar en términos de propósitos en vez de medios, a interrogar sobre lo que se hace y el por qué de ello.
• Estudiar los problemas y buscar soluciones sin presiones
• Hacer apreciaciones objetivas
• Enfocar los problemas desde el punto de vista de las necesidades de la empresa.

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DEFINICIÓN

Como ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS dentro del campo de la administración pública,  se conoce al conjunto de técnicas administrativas y de investigación destinados a mejorar el funcionamiento de la administración pública. Es decir, buscar los medios prácticos para distribuir las funciones en las distintas unidades orgánicas del servicio administrativo, determinando el grado de eficiencia. Es un método de reflexión abstracta que permite enfocar y abordar el problema de la organización. Además, se aplica en administración pública con el fin de obtener un mejor rendimiento de los recursos destinados a la prestación de servicios públicos, mientras que en la organización privada, bajo un enfoque financiero y de auto enriquecimiento, busca rentabilidad y satisfacción en la prestación de los servicios.

Objetivos fundamentales:

1.       Servir de vinculación entre el órgano central de modernización administrativa y las dependencias en la ejecución de las prioridades del mejoramiento administrativo.

2.       Analizar los problemas originados en la estructura de la organización y los problemas derivados del flujo o proceso administrativo; así como los problemas del cambio de actitud y comportamiento, en el marco de la modernización administrativa.

Origen de Organización y Métodos

·         Racionalización de los procesos administrativos: 1821, durante la aparición de la era moderna en el nacimiento del Estado Mejicano.

·         1917 a 1964 creación de departamentos administrativos.

·         Modernización administrativa en 1965, ligadas a la contabilidad y auditoría en el sector privado.

·         En los últimos años, se consolida mediante el apoyo político y legal su función práctica

Funciones

Las funciones consisten en una orientación general en el conjunto de la administración. Respecto con las funciones que deben desempeñar los sistemas de Organización y Métodos, se pueden distinguir tres fases de desarrollo administrativo.

1ª Fase de desarrollo (inicial)	2ª Fase de desarrollo (intermedia)	3ª Fase de desarrollo (consolidación)
Análisis de estructuras y funciones	Teoría de sistemas	Teoría cuantitativa
Cuadros de distribución del trabajo	Desarrollo Organizacional	Ingeniería de sistemas
Elaboración de organogramas	Administración por proyectos	Informática
Elaboración de diagramas de flujo	Administración estratégica	Modelos de simulación
Análisis y descripción de puestos

Se dividen en estas fases ya que, va desarrollándose mediante la dependencia, el mejoramiento, el comportamiento del personal y los sistemas de la organización. Pueden utilizarse criterios y técnicas administrativas aportadas por la teoría de la organización clásica, para el estudio de la estructura y los procesos de trabajo de la empresa; elaborando organogramas como cuadros de distribución del trabajo, departamentalización y delegación de tareas.