REINGENIERIA APLICADA A LAS ORGANIZACIONES

La reingeniería es definida como el rediseño de un proceso en un negocio o un cambio drástico de un proceso, en resumidas palabras es comenzar de cero. Una definición rápida de reingeniería es "comenzar de nuevo". Reingeniería también significa el abandono de viejos procedimientos y la búsqueda de trabajo que agregue valor hacia el consumidor.

La reingeniería se basa en crear procesos que agreguen el mayor valor a la empresa.
Para el autor (Hammer 1994) "La Reingeniería es el replanteamiento fundamental y el rediseño radical de los procesos del negocio para lograr mejoras dramáticas dentro de medidas críticas y contemporáneas de desempeño, tales como costo, calidad, servicio y rapidez".

Para que una empresa adopte el concepto de reingeniería, tiene que ser capaz de deshacerse de las reglas y políticas convencionales que aplicaba con anterioridad y estar abierta a los cambios por medio de los cuales sus negocios puedan llegar a ser más productivos.

La base fundamental de la reingeniería es el servicio al cliente, a pesar del énfasis en esto, en general las empresas no logran la satisfacción del cliente y una de las razones es que los métodos y los procesos han dejado de ser inadecuados en tal grado que el reordenamiento no es suficiente, lo que se necesita es elaborar de nuevo la "ingeniería" del proceso.

Características de la reingeniería
Enfocada a procesos, no a departamentos o áreas, trabajos, personas o estructuras. Los viejos principios de la administración que fragmentaban el trabajo en varias unidades ya no funcionan, ahora hay nuevos principios. Se define un proceso como una colección de actividades que reciben una o más entradas y generan una salida que es de valor para el cliente.

-Debe ser Rápida. En general debe ser rápida porque se esperan resultados en tiempos cortos.
-Visión Holística. Observa todos los procesos desde una perspectiva integral. Ve el todo y no las partes. Tiene una perspectiva global.
-Multiespecialista (generalista).La reingeniería es anti-especialización. La especialidad tiene virtudes pero su defecto es la pérdida de flexibilidad.

-Se apoya en el principio de la incertidumbre (Teoría del Caos).
En reingeniería todo es "pulso y vista". Pura intuición pero no ciega. Parte del supuesto de que el determinismo no existe y por lo tanto no existe nada establecido ni predeterminado. Hay que aprender a administrar o manejar la incertidumbre. Hay que tener una tolerancia a la vaguedad, ya que no hay guías ni precisión. Es construir un puente al vacio sin conocer la otra orilla.

-Destrucción creativa. Lo anterior ya no funciona y por lo tanto hay que destruirlo, pero de una manera creativa, construyendo los nuevos procesos. Se basa en el principio de que en un espacio sólo cabe un edificio, para construir lo nuevo tiene que hacerse sobre las ruinas o cenizas de lo viejo. Tienes que destruir tu empresa ó tu viejo "yo" ó tu organización para hacer una nueva de cero, pero esta destrucción tiene que hacerse de manera sistemática en base a los principios de la transformación organizacional.
-Libre sin plan preestablecido. El modelo es que no hay modelo. Cada quien tiene que hacer su propio proyecto de reingeniería. En el momento que rompas con lo anterior te quedas en el aire, por eso debes tener una tolerancia a la ambigüedad hasta que recompongas los procesos.
-Renovadora, cambia de mentalidad o de enfoque.
No debemos pensar en tareas aisladas, sino en procesos integrados. Si sigues viendo el mundo como era antes.
¿Cuándo se requiere?
Se necesita reingeniería en una empresa cuando:
-El rendimiento de la organización está por detrás de la competencia.
-La organización está en crisis; como una caída en el mercado.
-Las condiciones del mercado cambian; como por ejemplo tecnología.
-Se quiere obtener una posición de líder del mercado.
-Hay que responder a una competencia agresiva.
-La empresa es líder y sabe que debe seguir mejorando para mantener el liderazgo.

Factores claves para que la reingeniería sea efectiva son:

-Orientación hacia el proceso.
-Ambición.
-Romper las reglas.
-Creatividad en el uso de la tecnología.

Ventajas de la reingeniería
-Mentalidad de cambio. Induce a pensar en grande en la organización.
-Mejoramiento decisivo. Cambios notables en tiempos cortos para responder a la satisfacción del cliente.
-Estructura de la organización. Enfocarse a las verdaderas necesidades del cliente.
-Renovación de la organización. Aumenta participación en el mercado, rentabilidad y mejor posición frente a la competencia.
-Cultura corporativa. Ayuda a evolucionar la cultura de la organización.
-Rediseño de puestos. Crea empleos más incitantes y satisfactorios.

Características comunes después de realizar una reingeniería              
-Varios trabajos se comprimen en uno solo.
-Se comprimen verticalmente los procesos.
-Los pasos del proceso siguen un orden natural
-Existen procesos en múltiples versiones.
-Se realiza el trabajo donde tiene sentido.
-Se reducen chequeos y controles.
-Se da la administración por casos.
-Opera de forma centralizada y descentralizada.

Pasos para realizar una Reingeniería

Las empresas deben realizar 5 pasos generales para dar un nuevo diseño a sus procesos de operación:

1. Desarrollar la visión y los objetivos de los procesos de la empresa. Establecer prioridades y metas.
2. Identificar los procesos que es necesario volver a diseñar. Identificación de los procesos críticos, cuellos de botellas, entre otros.
3. Entender y medir los procesos actuales
4. Reunir a las personas involucradas y realizar sesiones de trabajo.
5. Diseñar y elaborar un prototipo del proceso. Implementación técnica.

Principios a seguir para hacer una Reingeniería

1. Organizar en torno a los resultados y no a las tareas. Una persona lleve a cabo todos los pasos de un proceso, este diseño debe ser hecho para lograr un objetivo o resultado y no una tarea.                                                                   2. Que el proceso sea diseñado por los que van a usar el producto del mismo.
3. La tecnología lleva a automatizar procesos y a eliminar interfaces y vínculos.
4. Incluir la labor del procesamiento de la información en el trabajo real que la produce. Trasladar la información y las tareas.
5. Considere los recursos geográficamente dispersos como si estuvieran centralizados.
6. Eficiencia e innovación en las comunicaciones.
7. Vincule las actividades paralelas en lugar de integrar sus resultados. Forjar vínculos entre funciones y coordinar mientras las actividades se realizan.
8. Coloque el sitio de la decisión en el lugar donde se realiza el trabajo e incorpore el control a ese proceso. Quienes realizan el trabajo deben tomar las decisiones. Comprimir la organización piramidal en plana.

El papel de la gerencia al iniciar una reingeniería es básico. Para la realización de la reingeniería en una organización la gerencia debe:
1. Persuadir al personal para aceptar el cambio.
2. Educar desde el principio del proceso.
3. Dar mensajes claros.
4. Aclarar donde se encuentra la compañía y porque debe cambiar.

Participantes o Roles de la Reingeniería
1. Líder. Que autorice y motive el cambio.
2. Dueño del proceso. Que conozca todos los detalles y sea responsable de estos.
3. Equipo de reingeniería. Diagnostica el proceso, lo rediseñan e implementan el nuevo proceso.
4. Comité de dirección. Formado por gerentes, desarrolla las estrategias para la reingeniería

METODOLOGÍA RÁPIDA REINGENIERIA
La metodología Rápida Re está compuesta de varias técnicas administrativas actualmente familiares, como:
 Lluvia de ideas.
 Análisis de procesos.
 Medidas de desempeño.
 Identificación de oportunidades, etc.
Esta metodología se basa en 5 etapas que permiten resultados rápidos y sustantivos efectuando cambios radicales en los procesos estratégicos de valor agregado. Esta metodología fue diseñada para ser utilizada por equipos de reingeniería en organizaciones de negocios sin tener que basarse de expertos de fuera.

Etapa 1 – Preparación
Definir las metas y los objetivos estratégicos que justifiquen la reingeniería y los vínculos entre los resultados de la reingeniería y los resultados de la organización.

Etapa 2 – Identificación
El propósito de esta etapa es el desarrollo de un modelo orientado al cliente, identifica procesos específicos y que agregan valor. Aquí se incluye la definición de clientes, procesos, rendimiento, éxito, recursos, etc. Además requiere un conocimiento profundo de toda la empresa y sus procesos.

Etapa 3 Visión
El propósito de esta etapa es desarrollar una visión del proceso capaz de producir un avance decisivo en rendimiento. La visión del nuevo proceso debe ser comprensible para todo el personal, describir las características primarias del proceso, debe ser motivadora e inspiradora

Etapa 4 – Solución
En esta etapa se produce un diseño técnico y un diseño cultural-organizacional de la empresa.
La etapa de diseño técnico busca realizar la visión (Etapa 3), especificando las dimensiones técnicas del nuevo proceso
El diseño social necesariamente debe ser realizado al mismo tiempo que el técnico, pues para que un proceso sea eficaz, estos diseños deben ser congruentes.

Etapa 5 – Transformación
El propósito de esta etapa es realizar la visión del proceso implementando el diseño de la etapa 4.

Finalmente, puede entenderse a la reingeniería como una herramienta de base para el cambio. Esta, dirige el proceso de los negocios de una organización. Es de suma utilidad para el rediseño de los procesos que conllevan a la prestación de un mejor servicio al cliente. Los negocios que logren asimilar la tecnología más reciente y tomen ventaja de sus oportunidades, obtendrán mayores beneficios y estabilidad, manteniendo sus procesos actualizados y lograr estabilidad en el mercado.